Először azt nézd meg, mi szabadult fel valójában
Jön egy telefon, és a délutáni vendég lemondja az időpontját. Rögtön arra gondolsz, kit tudnál a helyére behívni. Mielőtt bárkinek szólsz, ellenőrizd a naptárat: melyik foglalásról van szó, mikor kezdődött volna, meddig tartott volna, és melyik munkatársnál volt. Ha a lemondás még csak egy üzenetben szerepel, könnyű úgy szervezni a pótlást, hogy közben a régi foglalás is bent marad.
A felszabaduló idő nem mindig egyezik meg egy másik szolgáltatás időigényével. Egy szemöldökfestés beférhet oda, ahová egy hosszabb arckezelés már nem. Körmösnél a géllakkozás és egy új szett, fodrásznál a hajvágás és a festés más hosszúságú alkalom lehet. A teljes munkának legyen elég ideje a következő foglalás előtt.
A pontos szolgáltatáslista összeállítása ebben is segít: ha minden szolgáltatásnak saját időtartama van, gyorsabban eldöntöd, mit tudsz még elvállalni. A lemondás utáni szervezést ugyanabból a naptárból végezd, amelybe az új foglalás is kerül.
A kézi várólistán az szerepeljen, kinek mi lenne jó
Egy egyszerű saját lista is használható, ha korábban megkérdezted az érdeklődőt, szeretne-e korábbi időpontról hallani. Nem elég annyi, hogy „szólni, ha van hely”. Írd mellé a kért szolgáltatást, a megfelelő napokat vagy napszakot, valamint azt, hogy konkrét munkatárshoz szeretne-e menni. Így nem kell minden lemondásnál elölről kiderítened az igényét.
Azt is tisztázd, mennyire tud rövid határidővel érkezni. Van, aki a közelben dolgozik, másnak utazást vagy a napját kell átszerveznie. Csak olyan alkalmat ajánlj, amely megfelel annak, amiről korábban beszéltetek. A lista nem ígéret egy biztos időpontra, hanem segítség ahhoz, hogy tudd, kit érdemes megkeresned.
Ha több érdeklődő is vár, legyen követhető a saját sorrended. Például azonos szolgáltatásnál a korábban jelentkezőt keresheted előbb. A lényeg, hogy ne emlékezetből dönts, és ne maradjon nyitva ugyanaz a kérdés több külön felületen. Az elavult kéréseket is nézd át, mert lehet, hogy az érdeklődő közben már kapott időpontot.
A felajánlott időpont még nem kész foglalás
Amikor megkeresed az érdeklődőt, konkrétan mondd el, mit tudsz ajánlani: milyen szolgáltatást, melyik napon, hánykor és kinél. Az, hogy „lett egy szabad hely délután”, kevés ahhoz, hogy eldöntse, megfelel-e neki. Az árat is a saját aktuális szolgáltatáslistád alapján tisztázd, ha ez szükséges az egyeztetéshez.
Ha ugyanazt az időt több embernek ajánlod fel, könnyen egyszerre érkezhet két igen. Egyszerre egy egyeztetést zárj le, vagy saját munkarendedben egyértelműen vezesd, kinek vársz még a válaszára. Ne jelezz biztos foglalást annak, akivel csak a lehetőségről beszéltél. A végleges időpontot mondd vissza, és kérj megerősítést.
Sikertelen visszahívás után a kérés maradjon követhető, de ne tekintsd lefoglaltnak az időt pusztán attól, hogy kerested az ügyfelet. Az elmaradt visszahívások kezeléséről szóló útmutató segít különválasztani a próbálkozást, a nyitott egyeztetést és a rendezett ügyet.
Telefon, saját foglaló vagy nyilvános bejegyzés?
A telefonos megkeresés előnye, hogy rögtön tisztázhatod a szolgáltatást és az érkezést. A korlátja, hogy neked kell időt szánnod rá, és az érdeklődő sem biztos, hogy fel tudja venni. Ha éppen vendéggel dolgozol, egy kolléga segíthet az egyeztetésben, de ugyanazt a naptárat és aktuális állapotot kell látnia, amit te.
Ha használsz online foglalót, először ott tedd naprakésszé a szabad időt. Ez kényelmes lehet annak, aki önállóan választana, viszont önmagában nem értesíti azt, aki korábban nálad érdeklődött. Nyilvános bejegyzésben is jelezheted a felszabaduló alkalmat, de abból még nem lesz biztos foglalás, hogy valaki hozzászól vagy érdeklődik.
A lemondó vendég nevét vagy személyes történetét ne tedd bele a nyilvános bejegyzésbe. Az új érdeklődőnek az a fontos, milyen szolgáltatásra, mikorra és hogyan tud jelentkezni. Ha az időpontot közben betöltötted, frissítsd a tájékoztatást is, hogy ne maradjon kint már nem választható lehetőség.
Nem kell minden üres időt kedvezménnyel betöltened
Egy késői lemondás miatt nem szükséges rögtön árat csökkentened. Előbb nézd meg, van-e olyan érdeklődő, akinek a szokásos feltételekkel is megfelelő lenne az alkalom. A kedvezményről te döntesz; a szabad idő önmagában nem indokolja, hogy mást ígérj, mint amit a szolgáltatásod és a munkarended elbír.
Az is rendben van, ha az idő rövidsége miatt már nem kezdesz új szervezésbe. Előkészítésre, adminisztrációra vagy a következő alkalomra is használhatod a szünetet. Egy hosszabb munkát ne szoríts rövidebb időbe csak azért, hogy a naptárban ne maradjon üres rész. A következő ügyfél időpontját is tartsd szem előtt.
Ha rendszeresen ugyanaz okoz gondot, nézd át a lemondási tájékoztatást és azt, mennyire könnyű módosítást kérni nálad. Az elmaradó vendégekről és késői lemondásokról szóló cikkben ezekhez találsz gyakorlati szempontokat. Egyetlen megoldás sem garantálja, hogy minden felszabaduló időpont betelik.
Anna a telefonos egyeztetésben segít
Anna magyar nyelven, 0-24 fogadja a hívásokat. A beállított szolgáltatások, időtartamok, munkatársak, nyitvatartás és távollétek alapján keres szabad időpontot. Foglalást, módosítást és lemondást a hívó megerősítésével kezel. A foglalások Anna saját naptárában jelennek meg, amelyet az adminfelületen kézzel is kezelhetsz.
A kézi várólista vezetése és a korábbi érdeklődők megkeresése ebben az útmutatóban a te szervezési feladatod. Anna nem hívja végig automatikusan a várólistát, és nem ígérjük, hogy minden lemondott alkalomra új jelentkezőt szerez. Ha valaki telefonon érdeklődik, Anna a naptárban elérhető időpontokról tud vele egyeztetni.
A körmösöknek szóló bemutatóban azt is végignézheted, miért kell a töltésnek és az új szettnek külön időtartam. Egy rövid szabad szakaszba csak a megfelelő hosszúságú munka kerülhet.
A kozmetikusoknak szóló oldalon további telefonos helyzeteket találsz; a Hogyan működik Anna? bemutató pedig a foglalás lépéseit foglalja össze.
A végén egyetlen, naprakész időpont maradjon
Az új foglalás után nézd meg, hogy a régi lemondás átvezetve maradt-e, az új alkalom a megfelelő munkatársnál szerepel-e, és nincs-e párhuzamos egyeztetés ugyanarra az időre. Ha korábbi időpontot kapott valaki, tisztázd, hogy a korábban megbeszélt későbbi foglalását is módosítani szeretné-e. Ezt ne feltételezd helyette.
A működésről és a bevezetésről a Gyakori kérdésekben olvashatsz tovább. Ha Annát mérlegeled a telefonos egyeztetéshez, az árakat és a kalkulátort az Árak oldalon találod. A döntésnél azt nézd, melyik feladatban kérsz segítséget, és mi marad továbbra is nálad.
Gyakori kérdések
Anna automatikusan felhívja a várólistán lévőket?
Nem. A várólista vezetése és a korábbi érdeklődők megkeresése kézi feladat. Anna a bejövő hívásokat fogadja, és a naptárban elérhető időpontokról egyeztet.
Minden felszabaduló időpontot érdemes betölteni?
Nem. Csak olyan szolgáltatást vállalj, amelynek teljes időtartama belefér, és amelyet a megfelelő munkatárs el tud végezni. Ha már nincs idő nyugodt egyeztetésre, a szünetet más feladatra is használhatod.
Egy érdeklődő igenje után rögtön kész a foglalás?
A szolgáltatást, a napot, a kezdést és a munkatársat is tisztázd, majd kérj egyértelmű megerősítést. A végleges alkalom kerüljön be a naptárba, ne csak egy üzenetben maradjon.
Este is lemondhatja az ügyfél az időpontját Annánál?
Igen. Anna 0-24 fogadja a hívásokat, és a lemondást a hívó megerősítésével kezeli. Az új időpontot továbbra is a beállított nyitvatartás és foglalási szabályok alapján keresi.
Érdemes rögtön kedvezményt adni a felszabaduló alkalomra?
Nem feltétlenül. Előbb nézd meg, kinek megfelelő az időpont a szokásos feltételekkel. A kedvezmény a saját üzleti döntésed; a lemondás miatt nem kell automatikusan árat változtatnod.
Kapcsolódó cikkek
Nézd meg, hogyan egyeztet Anna telefonon
A demóban kitalált adatokkal próbálhatod ki a foglalási beszélgetést. Ha a saját vállalkozásod időpontkezeléséről kérdeznél, írd meg, melyik feladatban szeretnél segítséget.
Vissza a Tudástárhoz →