Hogyan csökkentsd az elmaradó vendégek számát telefonos foglalásnál?

Először különítsd el, miért maradt üresen az időpont

A no-show azt jelenti, hogy a vendég nem jelenik meg a megbeszélt alkalmon, és előre nem mondja le. Ez más helyzet, mint amikor valaki időben jelzi, hogy nem tud jönni. A késői lemondás pedig azért nehéz, mert már kevés időd marad újraszervezni a napodat. Ha mindent ugyanabba a rovatba írsz, nem látod, min lenne érdemes változtatnod.

Előfordulhat feledékenység, rosszul megjegyzett dátum vagy váratlan elfoglaltság. Az is lehet, hogy a vendég módosítani szeretett volna, de nem ért el, amikor te éppen dolgoztál. Ebből nem következik, hogy minden elmaradás rajtad múlik. Az viszont fontos kérdés, hogy aki jelezni akar, annak adsz-e könnyen használható lehetőséget.

A következő elmaradásnál jegyezd fel röviden, mit tudsz biztosan. Volt előzetes hívás? Sikerült utólag beszélnetek? Valóban ugyanazt az időpontot értettétek? Ne feltételezett indokokat gyűjts, hanem az egyeztetésben látható elakadásokat. Így külön tudsz foglalkozni a feledékenységgel és azzal, ha a lemondás egyszerűen nem jutott el hozzád.

Foglaláskor mondd vissza a teljes megállapodást

A telefonbeszélgetés végén ne csak annyi hangozzon el, hogy „rendben, várlak”. Mondd vissza a napot, a kezdést, a szolgáltatást és azt is, kihez érkezik a vendég. A hétköznap megnevezése önmagában kevés, ha egyikőtök erre, másikótok a következő hétre gondol. A szolgáltatásnál pedig derüljön ki, hogy töltésről, új szettről vagy rövidebb kezelésről beszéltek.

Hagyd, hogy a vendég kijavítson, mielőtt véglegesíted az időpontot. Ha közben valami változik, az új adatokat is mondd vissza. Két külön szolgáltatás neve hasonlóan hangozhat, az időigényük mégsem ugyanaz. Egy nyugodt lezárás többet ér, mint egy gyors igen, amelyről később derül ki, hogy mást jelentett.

A pontos szolgáltatáslista szerepéről a körmösök telefonos időpontkezelésénél, a rövid és hosszú kezelések elkülönítéséről pedig a kozmetikusoknak szóló bemutatóban olvashatsz. Nem kell bonyolult nevet adnod a munkáknak: olyan elnevezést használj, amelyet a vendéged is felismer.

Legyen érthető, hogyan lehet lemondani

A lemondási szabály akkor használható, ha a vendég már a foglalásnál megismeri. Írd le közérthetően, mikor és milyen módon kérsz jelzést. Ha telefonon fogadsz lemondást, ne csak egy olyan rövid idősávban lehessen elérni, amikor a vendégeid többsége dolgozik. A szabály és az elérhetőség együtt számít.

Ne találj ki kivételt minden beszélgetésben, de ne is egy kellemetlen eset után fogalmazd át kapkodva az egész működésedet. Gondold végig, mit tudsz következetesen betartani, és hogyan jelzed előre a feltételeket. Ha a vendég nem biztos az időpontjában, még a foglalás előtt jobb ezt tisztázni, mint utólag vitatkozni róla.

Előleg vagy lemondási díj bevezetése a saját üzleti döntésed, a feltételeit külön kell átgondolnod. Anna ezeket nem szedi be és nem intézi helyetted. A telefonos időpontkezelést ne keverd össze a fizetési feltételekkel: attól, hogy egy lemondás rögzíthető, még nem rendeződik automatikusan egy esetleges pénzügyi kérdés.

A módosítást is legyen könnyű elintézni

Ha a vendég még el tudna jönni máskor, a módosítás mindkettőtöknek jobb lehet az eltűnésnél. Ehhez először meg kell találnod a meglévő foglalást, majd olyan új időpontot keresned, amelybe a teljes szolgáltatás belefér. Ne csak a kezdést nézd: egy hosszabb munka nem költözhet át egy rövidebb szabad résbe.

Visszahívással is megoldhatod az egyeztetést, ha rendszeresen átnézed a nem fogadott hívásokat. Egy online foglaló is segíthet, ha a választott rendszerben a módosítás és a lemondás tényleg elérhető. Ezt külön ellenőrizd; a foglalási felület meglétéből még nem derül ki, hogy a korábbi időpont kezelését hogyan oldja meg.

Anna magyarul, 0-24 fogadja a hívást, ezért a beállított szabályok szerinti módosítás és lemondás akkor is intézhető, amikor te dolgozol vagy zárva vagy. A hívó megerősítése szükséges. Ha a kérés nem intézhető el, visszahívási kérést továbbít. A telefonos ügyintézés menetét és a munka közbeni hívások lehetőségeit külön is végignézheted.

A felszabaduló időt ne hagyd gazdátlanul

Lemondás után először nézd meg, valóban felszabadult-e az időpont a naptárban. Ha telefonon egyeztettél, rögtön vezesd át a változást. Amíg csak emlékezetben van meg, könnyű úgy szervezned a napodat, mintha az eredeti foglalás még élne. Anna foglalásai a saját naptárában jelennek meg, amelyet az adminban kézzel is kezelhetsz.

Vezethetsz saját várólistát azoknak, akik korábban jelezték, hogy szívesen jönnének egy megfelelő felszabaduló időpontra. A megkeresést és a válaszok követését neked kell megszervezned; ez itt nem Anna automatikus szolgáltatása. Ne ígérd ugyanazt a helyet több embernek egyszerre anélkül, hogy tisztáznád, mikor válik véglegessé az egyeztetés.

A szolgáltatás időigényét ilyenkor is tartsd meg. A masszőrök időpontjainak szervezésénél például különösen számít, hogy a választott alkalom teljes hossza elférjen. Ha nem találsz megfelelő jelentkezőt, a felszabadult időt felhasználhatod előkészítésre vagy adminisztrációra is; nem kell minden áron új foglalást bepréselned.

Egyetlen javítással kezdd

Nézd meg, nálad hol akad el leggyakrabban a folyamat. Pontatlan a visszamondás? Nem egyértelmű a lemondás módja? Nem hallgatod meg időben az üzeneteket? Először ezt javítsd, és figyeld meg, könnyebb lett-e egyeztetni. Így nem egyszerre próbálsz új szabályt, új felületet és új munkarendet bevezetni.

Anna szerepe ebben az, hogy az ismétlődő egyeztetéshez ne kelljen megvárni a következő szünetedet. Nem tudja biztosítani, hogy mindenki megjelenjen. Ha telefonos segítséget mérlegelsz, a csomagokat és a kalkulátort a saját hívásforgalmad mellett nézd meg, és a döntés előtt próbáld végig a jellemző módosítási és lemondási kéréseidet is.

Gyakori kérdések