Telefonos időpont-módosítás és lemondás: így marad rend a naptáradban

Először derüljön ki, melyik időpontról beszéltek

„A csütörtökit tenném át” önmagában kevés lehet, különösen akkor, ha a vendég többször is jár hozzád. Tisztázd a meglévő napot, kezdést és szolgáltatást. Csak az ügyintézéshez szükséges adatokat kérd, és ne kezdj el egy másik ügyfél foglalásáról beszélni. Ha valami nem egyértelmű, kérdezz vissza a változtatás előtt.

Anna a meglévő foglalás és a vállalkozás beállított szabályai alapján kezeli a módosítást és a lemondást, a hívó megerősítésével. Bizonytalan adatból nem készít foglalást. A személyes egyeztetést igénylő ügyet ezért ne erőltesd bele egy egyszerű időpontcserébe: legyen világos, mikor kell neked folytatnod a beszélgetést vagy visszahívnod az érdeklődőt.

Áthelyezéskor a szolgáltatás teljes idejével számolj

A kezdés önmagában nem elég. Ha egy hosszabb kezelésről van szó, az új időpontban a teljes időtartamnak el kell férnie, a megfelelő munkatársnál. A körmös időpontkezelésnél például a töltést és az új szettet, a masszőr időpontkezelésénél az eltérő hosszúságú alkalmakat érdemes külön megadni. Egy rövid rés nem oldja meg egy hosszabb szolgáltatás áthelyezését.

Külön egyeztetés kell akkor is, ha a hívó más szolgáltatást szeretne. Ne csak az eredeti kezdést told arrébb, miközben az időigény változását elfelejted. A szolgáltatáslista és az időtartamok legyenek naprakészek. Ha egy kérést nem lehet a beállított lehetőségekből pontosan azonosítani, előbb tisztázni kell, mit szeretne az ügyfél, és csak utána lehet időpontot keresni.

A megfelelő munkatárs és a távollét is számít

Ha a vendég egy adott munkatárshoz jár, a másik napot is az ő beosztásával együtt nézd meg. Attól, hogy a szalon nyitva van, még nem biztos, hogy ugyanaz a munkatárs dolgozik. A szolgáltatást és a munkatársat együtt kell kezelni, különben egy látszólag egyszerű áthelyezésből újabb egyeztetés lesz.

Anna a beállított nyitvatartás és távollétek szerint keres időpontot. Szabadságot, szünetet és rendkívüli zárvatartást ezért akkor is rögzíts, ha egyébként már tele van a naptárad. Egy későbbi lemondással felszabadulhat idő, de ettől a távollét nem szűnik meg. A naptárnak azt kell mutatnia, mikor tudsz valóban dolgozni, nem csak azt, hol nincs még bejegyzés.

Mondd vissza, mi változik, és mi marad

Az egyeztetés végén hangozzon el a kiválasztott nap, kezdés, szolgáltatás és munkatárs. Módosításnál legyen világos, hogy a meglévő alkalmat helyezitek át, nem mellé vesztek fel még egyet. Lemondásnál azt pontosítsd, hogy az adott időpontot törlitek a tervekből, és nem későbbi napot kerestek hozzá. A kettő telefonon könnyen összecsúszhat.

A megerősítés ne egy hosszú beszélgetés közepén elhangzott, bizonytalan igen legyen. A hívó a végleges változtatást erősítse meg. Anna foglalást, módosítást és lemondást is ezzel a megerősítéssel kezel. Ha a kérés a telefonban nem rendezhető, visszahívási igényt továbbíthat; ettől a naptár állapotát még nem szabad késznek tekintened.

Kitalált példa: áthelyezés egy másik napra

Kitalált példa: egy képzeletbeli körmös szalonban pénteken tizennégy órakor van szabad hely egy hatvanperces géllakkozásra, ugyanannál a munkatársnál, akihez a vendég eredetileg is be volt írva. A vendég a szerdai foglalását szeretné áttenni. Először a meglévő alkalmat tisztázzák, majd a pénteki lehetőségről egyeztetnek.

A visszamondásból derüljön ki, hogy a szerdai alkalom helyett péntek tizennégy óra lesz, változatlan szolgáltatással és munkatárssal. A vendég ezt megerősíti. Ezután a naptárban a megfelelő napot és az eredeti alkalom állapotát is nézd meg. Ez kitalált folyamatpélda; nem valódi vendégadat és nem egy megtörtént hívás eredménye.

Legyen követhető út a munkaidőn kívüli változtatáshoz is

Ha a vendég este tudja meg, hogy másnap nem ér oda, nehéz jeleznie, ha a telefon csak munkaidőben fogad hívást. Megoldás lehet egy egyértelmű visszahívási rend, üzenetrögzítő vagy olyan online felület, ahol a változtatás intézhető. Mindegyiknél tisztázd, mikor tekinted véglegesnek a kérést, és hogyan frissül a naptár.

Anna 0-24 fogadhatja a hívást, de az új időpontot a vállalkozás beállításai szerint ajánlja. A módosítás és a lemondás szabályait előre egyeztetni kell, nem a hívás közben kitalálni. Az esti és hétvégi hívásokról szóló cikkben a szabadidőd védelméhez és a visszahívások rendjéhez is találsz szempontokat.

A saját szabályaid legyenek érthetők és következetesek

Írd le, mennyivel az időpont előtt kérhető változtatás, és mely ügyeket kell személyesen megbeszélned. A vendég számára is érthetően fogalmazz. Ne csak annyi szerepeljen a saját jegyzetedben, hogy „későn már nem lehet”, mert abból a munkatársad és az ügyfél mást érthet. A szabályok kialakítása a te feladatod; a cikk nem határoz meg helyetted kötelező határidőt.

Ha előleget vagy lemondási díjat szeretnél alkalmazni, annak feltételeit külön kell kialakítanod és közölnöd. Anna ezek beszedését nem végzi. A telefonos időpontkezelést és a saját pénzügyi döntéseidet ezért külön kezeld. Egy nehezen megoldható esetnél a személyes egyeztetés lehet a következő lépés; ne ígérj automatikus kivételt minden kérésre.

A végén egy naprakész naptár maradjon

Anna foglalásai a saját naptárában jelennek meg, és az adminfelületen kézzel is kezelhetők. Ha telefonon kívül, személyesen állapodsz meg valakivel, a változtatást ott is vezesd át. Külső naptár vagy szalonprogram esetén a bevezetés előtt ellenőrizzük az összekapcsolhatóságot. A Hogyan működik? oldalon a hívás útját és az adminban követhető teendőket is bemutatjuk.

Változtatás után nézd meg a napot időrendi sorrendben: maradt-e elég idő az alkalmakra, a megfelelő munkatárs szerepel-e, és a lemondott foglalást már nem aktív időpontként látod-e. A felszabaduló idő önmagában még nem új foglalás. Ha valakivel arról külön egyeztetsz, azt a megszokott megerősítéssel és naptárkezeléssel vidd végig.

Gyakori kérdések

Kapcsolódó cikkek