Legyen egyértelmű, kit kér a hívó
A telefonos egyeztetés elején tisztázni kell, konkrét szakemberhez szeretne-e jönni az ügyfél. Ha valakit név szerint kér, ezt ne kezeld úgy, mintha bárki megfelelne neki. Ha nyitott másik munkatársra is, azt külön pontosítsd, és csak ezután keress másik lehetőséget.
A munkatársak megnevezése a hívó számára is legyen érthető. A belső rövidítések vagy hasonló nevek félreértést okozhatnak, ezért a bevezetéskor ezeket is nézd át. Egy foglalásból később is ki kell derülnie, kihez és milyen szolgáltatásra várjátok az ügyfelet.
Kitalált példa: egy képzeletbeli fodrászatban a vendég Rékához kér hajvágást. Ha Réka aznap nem dolgozik, Dóra szabad ideje még nem jelenti azt, hogy a kérés teljesült. A vendéggel tisztázni kell, másik szakembert vagy inkább másik napot szeretne-e.
Nem biztos, hogy minden munkatárs minden szolgáltatást vállal
A közös árlista mögött is lehet eltérő kínálat. Az egyik munkatárs bizonyos munkákat végez, a másik más alkalmakat vállal. A telefonos foglalásnak ezt a kapcsolatot kell követnie. Egy általános szolgáltatásnév nem jogosít fel arra, hogy bármelyik szabad munkatárshoz ugyanazt az időpontot rögzítsd.
A szolgáltatás időtartama ugyanilyen fontos. A választott alkalomnak a megfelelő munkatárs beosztásában, teljes hosszában el kell férnie. Ha az ügyfél közben más szolgáltatásra váltana, az időpontot ennek megfelelően újra ellenőrizni kell. Az eredetileg megfelelő kezdés nem feltétlenül marad megfelelő.
Az egyértelmű szolgáltatáslista összeállításáról szóló cikk ehhez ad gyakorlati szempontokat. A fodrászoknak és a kozmetikusoknak készült bemutatóban is eltérő hosszúságú alkalmak szerepelnek, a vállalkozás saját kínálatához igazítva.
A szalon nyitvatartása és az egyéni beosztás nem ugyanaz
Attól, hogy a szalon nyitva van, a kért munkatárs még lehet szabadnapos. A közös nyitvatartás mellett ezért az egyéni munkarend és a távollét is számít. A foglalás szempontjából az a lényeg, hogy a választott szakember mikor fogad ténylegesen ügyfelet.
Egy tanfolyamot, szabadságot vagy egyszeri kiesést a megfelelő munkatárshoz rendelj. Ha mindenkit érintő zárásról van szó, azt a teljes szalon működésében is jelezni kell. A két helyzetet ne keverd össze: különben olyan emberhez is érkezhet kérés, aki aznap nincs jelen, vagy feleslegesen zárva maradhat más munkatárs ideje.
A szabadság és zárvatartás naptári kezeléséről külön útmutató készült. Munkarendváltás után érdemes a szokásos napot és az egyedi eltérést is ellenőrizned, hogy a beállítás valóban azt jelentse, amiben a munkatárssal megállapodtál. Az egyéni eltérésekhez a szabadság és zárvatartás beállításait is nézd át.
A kézi és a telefonos egyeztetés ugyanabban a naptárban találkozzon
A félreértések egyik lehetséges oka, ha a helyszínen megbeszélt időpont csak egy munkatárs füzetében szerepel, miközben telefonon másik listából egyeztetsz. Legyen világos, hol vezeted a megerősített foglalásokat. Ami csak szóban vagy egy külön üzenetben marad meg, nem biztos, hogy minden érintetthez eljut.
Anna foglalásai a saját naptárában jelennek meg, és az adminfelületen kézi naptárkezelés is rendelkezésre áll. A kézzel felvitt időpontnál ugyanúgy figyeld a szolgáltatást, a munkatársat, a napot és a kezdést. Ne csak annyit írj fel, hogy „a szokásos”, ha abból más nem tudja pontosan, mire gondoltál.
Ha már másik naptárat vagy foglalórendszert használsz, a bevezetés előtt ellenőrizzük az összekapcsolhatóságát. Két nyilvántartás attól még nem szinkronizálódik, hogy ugyanazokat a neveket látod bennük. A kapcsolat működését külön kell tisztázni, mielőtt arra építed a napi egyeztetést.
Módosításkor a munkatársat is mondd vissza
Időpontcserekor nemcsak a nap vagy a kezdés változhat. Az ügyfél kérhet másik szolgáltatást, vagy érdeklődhet másik munkatársnál is. A beszélgetés végén ezért együtt legyen világos, mire, mikorra és kihez szól az új foglalás. Egyetlen részlet félreértése is utólagos szervezést jelenthet.
Lemondásnál is a megfelelő meglévő foglalást kell azonosítani. Ne egy hasonló nevű ügyfél másik alkalmát töröld, és a kérés ne maradjon csak külön feljegyzés. Az elvégzett változtatás után a közös naptárban is ugyanannak az állapotnak kell látszania.
Példa: egy képzeletbeli szalonban a vendég a pénteki hajvágását keddre tenné át, ugyanahhoz a fodrászhoz. A keddi időpontot a kért munkatárs munkarendje és a hajvágás teljes hossza alapján kell keresni. Másik ember szabad ideje csak a vendéggel tisztázott választás után jöhet szóba.
Hogyan egyeztet több munkatárssal Anna?
Anna tisztázza a szolgáltatást, a megfelelő munkatársat és a kívánt időszakot. A beállított nyitvatartás, a meglévő foglalások és a távollétek alapján ajánl időpontot, majd a hívó megerősítésével foglal. Meglévő foglalás módosítását és lemondását is kezeli a vállalkozás megadott szabályai szerint.
A 0-24 hívásfogadás nem jelent folyamatos munkavégzést egyik munkatársadnak sem. Az esti hívó későbbi, vállalt időszakra kérhet alkalmat. Ha Anna nem ért valamit, visszakérdez; bizonytalan adatból nem foglal. A telefonon el nem intézhető ügyből személyes segítség vagy visszahívás iránti kérés lehet.
A Hogyan működik? oldalon a hívás teljes menetét megtalálod. A választott csomag munkaállomás-korlátját az Árak és kalkulátor oldalon ellenőrizd; a bevezetéskor a szolgáltatásokat és a munkatársak beállításait is ehhez igazítjuk.
Ezeket a helyzeteket nézd át a csapattal
Indulás előtt ellenőrizz olyan kérést is, amely konkrét munkatárshoz szól, és olyat is, amelynél a hívó még nem választott szakembert. Nézz meg egy zárt napot, egy egyéni szabadságot és egy hosszabb szolgáltatást. A cél az, hogy a beállításokban is megjelenjen az, ahogyan a vállalkozás ténylegesen működik.
Beszéld meg a munkatársaddal, ki vezeti át a helyben egyeztetett változásokat, és ki ellenőrzi azokat. A saját hozzáférési jogosultságokat is a napi feladathoz igazítsd. Egy közös naptár akkor segít, ha következetesen használod, nem akkor, ha csak a telefonon felvett foglalások kerülnek bele.
Ha egyedül vagy kis csapattal oldod meg a hívásokat, a recepciós nélküli híváskezelésről szóló cikket is olvasd el. Többféle megoldásnak lehet helye, de mindegyiknél ugyanaz a követelmény: a munkatárs, a szolgáltatás és a foglalási adatok legyenek egyértelműek.
Gyakori kérdések
Kérhet az ügyfél konkrét munkatársat?
Igen. A kért munkatársat, a hozzá tartozó szolgáltatást és az elérhető időpontot a beállítások alapján kell egyeztetni.
Ugyanaz a nyitvatartás érvényes minden munkatársra?
Nem feltétlenül. A közös nyitvatartás mellett az egyes munkatársak beosztása és távollétei is meghatározzák a foglalható időpontokat.
Kézzel is felvihetek helyben megbeszélt időpontot?
Igen. Az adminfelületen kézi naptárkezelés is rendelkezésre áll. Ellenőrizd a szolgáltatást, a munkatársat, a napot és a kezdést, hogy a naptár naprakész maradjon.
Módosításkor másik munkatárs szabad ideje automatikusan megfelelő?
Nem. Ha az ügyfél konkrét szakembert kért, másik munkatárs csak vele egyeztetett választásként jöhet szóba. Az időpontnak a szolgáltatás teljes hosszával is el kell férnie.
Bármennyi munkatárs használhatja ugyanazt a csomagot?
Nem. A választott csomag munkaállomás-korlátját az aktuális Árak oldalon kell ellenőrizni; a bevezetéskor ehhez igazítjuk a munkatársak beállításait.
Kapcsolódó cikkek
Nézd meg, hogyan egyeztet Anna időpontot
A telefonos demó egy kitalált körmös szalon foglalását mutatja be. Hívószámonként naponta két, egyenként legfeljebb kétperces hívás próbálható. Ha a saját vállalkozásod működéséről vagy a bevezetésről kérdeznél, írj a megadott e-mail-címre.
Vissza a Tudástárhoz →