Amikor mindkét kezed foglalt, a telefon akkor is csörög
Éppen választékot készítesz a festéshez, a hajmosónál dolgozol, vagy az utolsó tincseket igazítod. A csörgő telefonhoz ilyenkor nehéz odalépni anélkül, hogy megszakítanád a munkát. A vonalban közben lehet egy új vendég, aki hajvágásra keres helyet, vagy egy visszatérő vendég, akinek megváltozott a délutánja. Ugyanaz a hívás többféle egyeztetést jelenthet, és mindegyik figyelmet kér.
Anna magyar nyelvű AI telefonos asszisztensként felveszi a telefont, tisztázza a kérést, és a megadott szolgáltatásokból indul ki. Nem neked kell két vendég között fejben összeraknod, ki melyik napra szeretett volna jönni. A foglalást a saját Anna-naptárban kezelheted, így a telefonon egyeztetett időpontoknak ugyanott van helyük, ahol a munkanapodat áttekinted.
Egy frufruigazítás és egy hajfestés nem ugyanannyi idő
A fodrászati időpontfoglalásnál nem elég egy szabadnak látszó félórát találni. Más időt igényelhet egy rövid hajvágás, egy hosszú haj beszárítása vagy egy festés vágással együtt. Annának ezért azt a szolgáltatáslistát és azokat az időtartamokat kell megadni, amelyekkel ténylegesen dolgozol. Ha külön időt foglalsz a konzultációra, azt is önálló szolgáltatásként lehet kezelni.
Anna egyezteti, melyik beállított szolgáltatásra van szükség, majd annak időtartamával keres helyet. Telefonon nem méri fel a haj állapotát, és nem talál ki időigényt egy összetett színváltoztatáshoz. A bevezetéskor érdemes pontosan meghatározni, mely kezelések foglalhatók közvetlenül, és melyekhez kell előbb személyes szakmai egyeztetés. A szabad időpont ajánlása a naptáradra és a saját szabályaidra támaszkodik.
Este és hétvégén is elindulhat az időpont-egyeztetés
A vendég gyakran csak munka után jut oda, hogy időpontot kérjen. Más vasárnap nézi át a következő hetét, miközben a szalonod zárva van. Anna 0-24 fogadja a hívásokat, ezért az egyeztetéshez nem szükséges, hogy te is a telefon mellett legyél. A hívásfogadás ideje azonban nem változtatja meg a szalonod nyitvatartását.
Ha hétfőn nem dolgozol, Anna akkor sem ajánl hétfői időpontot, ha a vendég éppen azt szeretné. A beállított nyitvatartás, szabadság és zárvatartás alapján keres foglalható lehetőséget. Több munkatársnál azt is tisztázza, kihez szeretne jönni a vendég, és a választott munkatárs elérhetőségéhez igazítja az időpontkeresést. Így a késő esti telefon is a következő valódi munkanapod rendjébe illeszkedhet.
Módosítás és lemondás a két vendég közötti kapkodás helyett
Egy vendég később érne oda a megbeszélt hajvágásra, másnak mégsem jó a pénteki festés. Anna nemcsak új foglalási kérést kezel: a meglévő időpont módosításában és lemondásában is segít. Előbb egyezteti az érintett foglaláshoz szükséges adatokat, majd a vállalkozás beállított szabályai szerint intézi a kérést. A módosított időpontnak is illeszkednie kell a szolgáltatás időtartamához.
Fontos, hogy a lemondási és módosítási feltételeidet előre egyértelművé tedd. Egy hajvágás áthelyezése és egy hosszabb kezelés új időpontjának keresése eltérő naptári helyzet lehet. Anna a rögzített szabályokkal dolgozik; nem adhat a vendégnek olyan kivételt, amelyet te nem állítottál be. A visszamondott időpontot a beszélgetésben meg lehet erősíteni, így a kérés lezárása is egyértelmű.
Kitalált példa
Így hangozhat egy időpont-egyeztetés
Kitalált példa egy olyan fodrászatból, ahol a női hajvágás és Petra munkatárs foglalható szolgáltatásként, illetve munkatársként szerepel a beállításokban.
- Vendég
- „Női hajvágásra szeretnék jönni Petrához, csütörtök délután.”
- Anna
- „Petránál csütörtökön fél négy szabad. Megfelel?”
- Vendég
- „Igen, az jó lesz.”
- Anna
- „Milyen keresztnévre írhatom?”
- Vendég
- „Réka.”
- Anna
- „Réka, csütörtök fél négy, női hajvágás Petránál. Megerősíti?”
- Vendég
- „Igen, megerősítem.”
- Anna
- „Elkészült a foglalás. Várjuk csütörtökön!”
Mit kell beállítani a fodrászatodhoz?
A jó telefonos egyeztetés alapja a pontos szalonbeállítás. A bevezetéskor a saját munkamenetedet vesszük végig, nem egy általános fodrászati időbeosztást másolunk rád.
Szolgáltatások és időtartamok
Add meg, milyen néven foglalható a hajvágás, festés, beszárítás vagy konzultáció, és mennyi időt szánsz mindegyikre. Az árakat is a saját szolgáltatáslistád szerint rögzítsd.
Munkatársak
Állítsd be, melyik szolgáltatást ki végzi. A vendég így kérhet konkrét fodrászt, Anna pedig a megfelelő munkatárshoz kereshet időpontot.
Nyitvatartás és szabadság
A heti munkarend mellett a szabadságokat és az eltérő napokat is rögzíteni kell. Több munkatársnál az egyéni távollétekre is figyelj.
Zárvatartás és foglalási szabályok
Vedd fel a rendkívüli zárvatartást, és egyeztesd a foglalás, módosítás és lemondás feltételeit. Ezekből derül ki, hogy a vendég által kért időpont valóban foglalható-e.
A foglalások Anna saját naptárában jelennek meg. A meglévő üzleti telefonszámod megfelelő átirányítással megtartható; az átirányítás lehetősége és esetleges díja a saját telefonszolgáltatódtól függ.
Gyakori kérdések
Kérheti a vendég ugyanazt a fodrászt, akihez eddig járt?
Igen. Ha a munkatárs és a hozzá tartozó szolgáltatás be van állítva, Anna a választott fodrászhoz keres foglalható időpontot.
Tud külön időt kezelni hajvágásra és festésre?
Igen, a szolgáltatásokhoz megadott időtartamok alapján. A szakmailag eltérő kezeléseket és kombinációkat a saját szolgáltatáslistád szerint kell előkészíteni.
Mi történik, ha a vendég a szabadságom idejére kér időpontot?
A rögzített szabadság és zárvatartás alapján Anna nem arra az időszakra keres foglalást. Ezért fontos az eltérő napok naprakész beállítása.
A szalon zárása után is lemondható egy másnapi hajvágás?
Anna zárás után is fogadja a hívást. A lemondás intézhetőségét azonban a vállalkozásod beállított lemondási szabályai határozzák meg.
Használhatom a vendégeim által már ismert telefonszámomat?
Megfelelő átirányítással igen. A bevezetés előtt ellenőrizni kell a telefonszolgáltatód lehetőségeit és az átirányítás esetleges külön díját.
Nézd meg, hogyan illene Anna a fodrászatodhoz
A működés részleteinél végigkövetheted a hívás útját, az áraknál összehasonlíthatod a csomagokat, a gyakori kérdéseknél pedig megtalálod a további részleteket. Ha írsz nekünk, mondd el, hány fodrász dolgozik nálatok, milyen szolgáltatásokra foglaltok, és mikor nehéz felvennetek a telefont.
A jelenlegi telefonos demó egy kitalált körmös szalon foglalását mutatja be. Hívószámonként napi 2 teszthívás, legfeljebb 2 perc; nem emelt díjas, a saját díjcsomagod szerinti normál hívásdíj érvényes. Használj kitalált nevet.