Mennyibe kerül egy nem fogadott hívás? Számold ki a saját adataiddal

Először azt mérd, amit valóban látsz

A híváslistában azt látod, hogy kerestek, és felvetted-e a telefont. Azt már nem mutatja meg biztosan, hogy a beszélgetésből lett volna-e foglalás. Ezért a mérést ne azzal kezdd, hogy minden nem fogadott hívásra ráírod egy átlagos alkalom értékét. Előbb különítsd el, milyen hívásokról tudsz egyáltalán érdemben dönteni.

Válassz egy olyan munkahetet, amelyet végig tudsz követni, és naponta nézd át a listádat. Jelöld, melyik számot hívtad vissza, sikerült-e egyeztetnetek, és lezárult-e a kérés. Ha ugyanaz az ember többször próbálkozott ugyanabban az ügyben, ne számold automatikusan több külön érdeklődőnek. A csörgés és az önálló időpontkérés nem ugyanaz.

Csak annyit jegyezz fel, amennyi a saját áttekintésedhez szükséges. Nem kell teljes beszélgetéseket leírnod ahhoz, hogy lásd, új foglalás, módosítás, lemondás vagy más ügy érkezett. A cél itt a munkanapod megértése, nem egy részletes ügyféltörténet összegyűjtése. A bizonytalan esetet nyugodtan jelöld bizonytalannak, ahelyett hogy kész tényként kezelnéd.

Vedd ki azokat a hívásokat, amelyek nem elveszett foglalások

Ha visszahívtad az érdeklődőt és létrejött az időpont, az első nem fogadott hívás nem elveszett foglalás. Ugyanígy külön kezeld azokat, akik egy meglévő alkalmat szerettek volna módosítani vagy lemondani. Ezek fontos ügyek, de más módon hatnak a napodra, mint egy elmaradt új időpontkérés.

Nem minden hívó keres szolgáltatást: lehet téves hívás, egyszerű információkérés vagy olyan kérés, amely nem tartozik a kínálatodba. Az is előfordul, hogy az érdeklődő csak egy olyan időben tudna jönni, amelyet nem vállalsz. Az ilyen beszélgetésből akkor sem feltétlenül lett volna bevétel, ha rögtön felveszed a telefont.

A telefonálásra fordított idődet ettől még érdemes külön figyelni. Ha a visszahívás rendszeresen a szünetedet tölti ki, az szervezési költség akkor is, ha végül minden foglalás megmarad. A recepciós nélküli híváskezelésről szóló cikk segít különválasztani, milyen ismétlődő feladatot szeretnél átadni, és mi maradjon személyesen nálad.

A képlet egy becslés, nem bizonyíték

A kiinduló képlet: nem fogadott hívások × foglalási arány × átlagos alkalomérték. A saját számításodban az első tényezőhöz a már átnézett, meg nem oldott új megkereséseket használd, ne a teljes híváslistát. A foglalási arány azt fejezi ki, ezek közül mennyiből lehetett volna ténylegesen időpont.

A legbizonytalanabb rész rendszerint ez az arány. Amelyik érdeklődővel nem beszéltél, annál nem tudod biztosan, elfogadta volna-e a szabad időpontot. Ne írd tényként a feltételezést. Ha kevés információd van, próbáld ki a számítást óvatosabb és kedvezőbb feltételezéssel is, és nézd meg, mennyire változik az eredmény.

Az átlagos alkalomértéket a saját szolgáltatásaidból közelítsd, ne a legdrágább munkádat szorozd fel minden hívásra. Egy rövid igazítás és egy összetettebb szolgáltatás nem ugyanazt jelenti. A kapott összeg lehetséges foglalási érték: nem garantált bevétel, és főleg nem nyereség, mert a munka elvégzésének költségeit ez a képlet még nem vonja le.

Példa: kitalált bemenetekkel számolva

Példa: egy képzeletbeli vállalkozás híváslistáján egy héten tizenkét nem fogadott hívás szerepel. Az ismétlődő próbálkozások és a később elintézett ügyek kiszűrése után nyolc meg nem oldott új érdeklődés marad. Tegyük fel, hogy ezek feléből lett volna foglalás, és egy átlagos alkalom tízezer forintot ér. Ezek kizárólag kitalált bemenetek, nem Anna ügyfeleinek mért adatai.

Példa: a számítás ebben a helyzetben 8 × 0,5 × 10 000 = 40 000 forint lehetséges foglalási érték. Nem biztos, hogy ez az összeg ténylegesen befolyt volna. Lehet, hogy nem volt megfelelő szabad idő, vagy az érdeklődő később más módon mégis jelentkezett. A példát ezért ne tekintsd elérhető eredménynek vagy havi előrejelzésnek.

A saját becslésednél azt is nézd meg, lenne-e kapacitásod a feltételezett munkákra. Ha már tele van a naptárad, egy megválaszolt hívás értéke nem feltétlenül egy újabb foglalás. Segíthet viszont abban, hogy a meglévő időpont módosítása vagy lemondása időben eljusson hozzád. Ezt külön teendőként értékeld, ne ugyanabba a bevételi összegbe próbáld beleszorítani.

A megoldás költségét és a saját idődet együtt nézd

Visszahívásnál azzal számolj, hogy valóban időt kell hagynod az egyeztetésre. Egy üzenetrögzítő a kérés okát megőrizheti, de meg kell hallgatnod és válaszolnod rá. Online foglalónál a pontos szolgáltatáslista és a naprakész naptár a teendőd, a bejövő hívást pedig a felület önmagában nem fogadja helyetted.

Recepciósnál vagy kollégánál a feladatkört, a beosztást és a helyettesítést is gondold végig. Az emberi segítség olyan személyes ügyeket is kezelhet, amelyeket nem érdemes automatizálnod. Nincs minden vállalkozásra érvényes legolcsóbb vagy legjobb megoldás: attól függ, milyen kérések érkeznek, és mire szeretnél időt felszabadítani.

A fodrászok híváskezelése, az autókozmetikusok telefonos egyeztetése és a kisállat-kozmetikusok időpontjai más munkakörnyezetet jelentenek. Az átlagos alkalom és a megszakítás terhe is eltérhet. A saját adataidból indulj ki, ne egy másik szakma feltételezett eredményéből.

Mire használhatod az Anna-kalkulátort?

A csomagok és a kalkulátor oldalán a saját feltételezéseiddel nézheted meg a lehetséges többletbevétel és Anna becsült díjának viszonyát. Nem garantált bevétel vagy nyereség. A kalkulátor becslést mutat; a döntéshez a hívásaid jellegét, a rendelkezésre álló időpontjaidat és a személyes ügyintézésre maradó feladatokat is vedd figyelembe.

Anna magyarul, 0-24 fogad hívást, de csak a beállított nyitvatartás, szolgáltatások, időtartamok, munkatársak és távollétek szerint ad időpontot. A foglalást, módosítást és lemondást a hívó megerősítésével végzi. A telefonos folyamat leírása alapján gondold végig, ez a saját ismétlődő kéréseidnél miben segítene, és mit kellene továbbra is neked megoldanod.

Gyakori kérdések