Edzés közben nem kényelmes a következő órát szervezni
A terem zenéje mellett alig hallod a telefont, az ügyfeled pedig várja, hogyan folytassátok. Ha felveszed, elő kell venned a beosztást, figyelned a hívóra, és közben nem szabad kizökkenned az edzésből. Egy rövidnek induló hívásban is több kérdés lehet: első találkozót kérnek, visszatérő ügyfél jelentkezik, vagy valaki a másnapi edzését tenné át.
Anna fogadja ezeket a hívásokat, és az előre megadott foglalható alkalmak alapján egyeztet. Nem kell a terem zajában telefonálva a naptáradat böngészned. A foglalások Anna saját naptárában jelennek meg, így egy szünetben áttekintheted a beosztást. A szakmai munkát és az edzés tartalmát továbbra is te alakítod; a telefonos asszisztens az időpontkezelést végzi.
Az első felmérés és az egyéni edzés külön alkalom lehet
Egy új érdeklődő még nem feltétlenül ugyanarra szeretne jelentkezni, mint a rendszeresen járó ügyfeled. Lehet külön első felmérésed vagy megbeszélésed, és ettől eltérő hosszúságú egyéni edzésed. Ha például a beszélgetésre harminc percet, az edzésre hatvan percet adsz, ezeket külön szolgáltatásként rögzítsd. Anna annak keres megfelelő helyet, amit a hívó ténylegesen szeretne lefoglalni.
Az elnevezések legyenek világosak annak is, aki még nem járt nálad. A célokat és a szakmai részleteket személyesen beszélitek meg. A foglalás szempontjából az a lényeg, hogy az alkalom neve, időtartama és az érintett edző egyértelmű legyen, ne egy bizonytalan „valamikor egy edzés” kerüljön a beosztásba.
Az ügyfél munka után is kereshet időpontot
Van, aki az irodából hazafelé tud telefonálni, más csak vasárnap látja, hogyan alakul a következő hete. Anna 0-24 fogadja a bejövő hívásokat, a foglalható időt viszont a saját munkarended szerint keresi. Attól, hogy valaki este kilenckor érdeklődik, még nem kell akkor edzést tartanod. Az esti hívásból egy következő munkanapra szóló foglalás lesz.
Ha több edzővel dolgoztok, az ügyfél kérhet konkrét munkatársat. Ehhez a megfelelő szolgáltatást és az edző beosztását is rögzíteni kell. A szabadság, egy továbbképzési nap vagy a terem rendkívüli zárása szintén számít. Anna ezeket a beállításokat követi, ezért egy megszokott keddi munkanap sem marad foglalható, ha arra az időre előre beállítottad a szükséges távollétet vagy zárvatartást.
Ha változik a heti terv, az időpont is módosítható
Az ügyfélnek elhúzódik a munkája, másik napra kerül egy családi program, vagy le kell mondania az edzést. Anna a már meglévő foglalás módosítását és lemondását is kezeli. Előbb tisztázza, melyik alkalomról van szó, majd a megadott szabályok szerint egyeztet. Az új időpontnak ugyanúgy illeszkednie kell a választott szolgáltatás hosszához és az edző munkarendjéhez.
A foglalási előidőt, a módosítás és a lemondás határidejét te határozod meg. Így a telefonos egyeztetés nem ígér szabad helyet olyan időszakra, amelyet nem szeretnél vállalni. Egy áthelyezett hatvanperces edzésnek teljes hosszában el kell férnie az új helyen is. Érdemes ezeket a feltételeket használat előtt végiggondolnod, különösen akkor, ha az egyes edzők eltérő napokon és idősávokban dolgoznak.
Kitalált példa
Egyéni edzés egyeztetése név szerint kért edzőhöz
Kitalált példa: egy képzeletbeli teremben Zsófi edzőnél kedden este hatkor van szabad hely hatvanperces egyéni edzésre.
- Ügyfél
- „Zsófihoz szeretnék egyéni edzésre menni kedden este.”
- Anna
- „Kedden hatkor van szabad időpont Zsófinál. Jó lenne?”
- Ügyfél
- „Igen.”
- Anna
- „Milyen keresztnévre írhatom?”
- Ügyfél
- „Bence.”
- Anna
- „Bence, kedd este hat, hatvanperces egyéni edzés Zsófinál. Megerősíti?”
- Ügyfél
- „Megerősítem.”
- Anna
- „A foglalás elkészült. Várjuk kedden!”
Mit kell beállítani az edzések foglalásához?
A telefonos egyeztetés alapja az a szolgáltatáslista és beosztás, amely szerint valóban dolgoztok a teremben.
Szolgáltatások és időtartamok
Az első felmérést, megbeszélést és egyéni edzést külön nevezd el, ha nálad külön foglalhatók. Minden alkalomhoz a ténylegesen szükséges időt add meg.
Munkatársak
Rögzítsd az edzőket, és azt, melyikükhöz milyen alkalom foglalható. A név szerint kért időpontnak a megfelelő edző beosztásába kell kerülnie.
Nyitvatartás és szabadság
Állítsd be a heti munkarendet és az egyéni távolléteket. Egy edző szabadnapja akkor is fontos, ha a vállalkozás egyébként nyitva van.
Zárvatartás és foglalási szabályok
A terem zárt időszakai mellett a foglalás, módosítás és lemondás feltételeit is add meg. A rendkívüli zárásokat is rögzítsd, hogy azokra a napokra ne lehessen foglalni.
Az egyeztetett foglalásokat Anna saját naptárában találod, a kiválasztott edzővel, szolgáltatással és időponttal.
Gyakori kérdések
Külön foglalható az első felmérés és az egyéni edzés?
Igen, ha ezeket önálló szolgáltatásként rögzíted. Külön időtartamot adhatsz meg, és Anna a választott alkalomhoz keres megfelelő szabad helyet.
Kérhetnek konkrét edzőt telefonon?
Igen. Anna a kért edző szolgáltatásai és munkarendje alapján keres időpontot.
Hétvégén is lehet következő heti edzést foglalni?
Igen, Anna hétvégén is fogadja a hívást. Az edzés időpontját a beállított nyitvatartás, a szabad helyek és a foglalási szabályok határozzák meg.
Le lehet mondani egy már lefoglalt egyéni edzést?
Igen, a foglalás azonosítása után, a megadott lemondási feltételek szerint. A telefonos asszisztens a meglévő időpont módosítását is kezeli.
Mi a teendő, ha a terem egy napra bezár?
Rögzítsd az érintett napot zárvatartásként. Így Anna nem a megszokott heti nyitvatartás alapján keres oda foglalható edzést.
Nézd meg, hogyan illik Anna az edzői munkanapodhoz
Hallgasd meg a telefonos demót, nézd át a működés leírását és az árakat, a gyakori kérdéseknél pedig további részleteket találsz. Ha érdeklődsz, írd meg, egyedül vagy több edzővel dolgozol, milyen alkalmakat kínáltok, és mely időszakokban nehéz a hívásokra figyelni.
A demó egy kitalált körmös szalon időpontfoglalását szemlélteti, nem valódi edzést foglal. Hívószámonként napi 2 teszthívás, hívásonként legfeljebb 2 perc áll rendelkezésre. A hívás nem emelt díjas, a saját díjcsomagod szerinti díj érvényes. Kitalált nevet mondj.