Amikor egy beszélgetést nem szeretnél félbeszakítani
Az ügyfeled éppen egy hosszabb gondolatot mond végig, amikor csörögni kezd a telefonod. A hívó talán az első találkozóját egyeztetné, talán a holnapi konzultációját tenné át. Ha válaszolsz, a bent ülő ügyfél vár, ha pedig lenémítod a készüléket, később kezdődik az oda-vissza telefonálás. Mire visszahívod az érdeklődőt, sokszor már nem ér rá.
Anna felveszi a bejövő hívást, tisztázza a kért alkalmat, és a megadott időpontok között keres szabad időt. A foglalások Anna saját naptárában jelennek meg. Nem kell a konzultáció közben megnyitnod a beosztásodat, vagy emlékezetből felsorolnod a következő hetet. A szünetedben átnézheted a napodat, és közben egyetlen beszélgetést sem kellett megszakítanod.
Az első találkozó és a következő konzultáció eltérhet
Lehet nálad harmincperces első megbeszélés, hatvanperces konzultáció és kilencvenperces hosszabb alkalom is. Nem a megnevezésből kell kitalálni, mennyi időt szánsz rá: minden szolgáltatáshoz a saját időtartamodat add meg. Így ha az ügyfél az első találkozót kéri, Anna ehhez keres időpontot, nem ahhoz a hosszhoz, amelyet egy másik típusú beszélgetéshez használsz.
Gondold végig, milyen szavakat használ egy új érdeklődő. A szolgáltatásaid neve akkor segít, ha ő is tud választani közülük. Ha több tanácsadó dolgozik nálad, az alkalmakat a megfelelő munkatárshoz rendeld. Anna az időpontot egyezteti, a szakmai kérdéseket személyesen beszélitek meg. Telefonon csak az időponthoz szükséges részletekről esik szó: melyik alkalom, kinél, melyik napon és hánykor.
A nap végén érkező hívásnak is lehet helye a naptárban
Az ügyfél este fejezi be a munkát, és csak utána tud a saját programjaival foglalkozni. Más hétvégén ül le a következő hetét megtervezni. Anna 0-24 fogadja az időpontkérést. A munkaidőd ettől nem változik: ha valaki vasárnap hív, Anna egy későbbi, neked megfelelő munkanapra egyezteti a konzultációt.
Ha csütörtök délután rendszeresen mással foglalkozol, azt a munkarendedben állítsd be. A szabadságot, a képzési napot és az iroda zárását is külön jelezd. Több tanácsadónál az ügyfél megmondhatja, kihez szeretne időpontot. Anna a kért munkatárs szolgáltatásait és elérhetőségét követi, ezért a telefonos egyeztetés nem azon múlik, hogy éppen kéznél van-e a naptárad.
Ha az ügyfél áttenné vagy lemondaná a következő alkalmat
Egy munkahelyi program miatt változik a nap, az ügyfél másik délelőttöt kér, vagy ezúttal lemondja a konzultációt. Anna a meglévő foglalás módosítását és lemondását is kezeli. Először az érintett időpontot tisztázza, majd a beállított feltételek szerint egyeztet. Ha új időpont kell, abban a teljes beszélgetésnek el kell férnie, a választott munkatársnál.
A módosítási és lemondási határidőt a saját működésedhez igazítsd. Ha egy alkalomhoz hosszabb időt tartasz fenn, annak az áthelyezéskor is meg kell maradnia. Érdemes a szabályokat még az első telefonos foglalás előtt rendezni, hogy az ügyfél egyértelmű keretek között választhasson. Az egyeztetés végén a foglalást Anna saját naptárában tudod áttekinteni, a következő személyes találkozóid mellett.
Kitalált példa
Egy első megbeszélés időpontjának kiválasztása
Kitalált példa: egy képzeletbeli tanácsadói irodában kedden délelőtt tízkor van szabad hely harmincperces első megbeszélésre.
- Ügyfél
- „Első megbeszélésre kérnék időpontot kedd délelőttre.”
- Anna
- „Tíz órakor van szabad időpont. Jó lenne?”
- Ügyfél
- „Igen.”
- Anna
- „Milyen keresztnévre írhatom?”
- Ügyfél
- „Ádám.”
- Anna
- „Ádám, kedden tíz órára, harmincperces első megbeszélésre foglalunk. Megerősíti?”
- Ügyfél
- „Megerősítem.”
- Anna
- „A foglalás elkészült. Várjuk kedden!”
Mit kell beállítani a konzultációkhoz?
Azokat az alkalmakat és időket add meg, amelyeket a saját ügyfeleidnek valóban vállalsz.
Szolgáltatások és időtartamok
Az első megbeszélést és a további konzultációkat külön nevezd meg, ha eltérnek. Minden alkalomhoz a nálad szükséges időt rögzítsd.
Munkatársak
Több szakembernél add meg, kihez milyen beszélgetés kérhető. Így egy visszatérő ügyfél a megszokott tanácsadóját is név szerint kérheti.
Nyitvatartás és szabadság
A heti rend mellett a képzések és a szabadság idejét is állítsd be. A saját távollétedet akkor is rögzítsd, ha az iroda egyébként nyitva van.
Zárvatartás és foglalási szabályok
Jelöld az iroda zárt időszakait, és add meg a foglalás, módosítás és lemondás határidejét. A telefonos egyeztetés ezeket követi.
A megerősített időpontok Anna saját naptárában jelennek meg, a kért alkalommal és munkatárssal.
Gyakori kérdések
Lehet rövidebb első megbeszélést és hosszabb konzultációt megadni?
Igen. Külön szolgáltatásként rögzítheted őket, eltérő időtartammal. Anna mindig a kért alkalomhoz keres időpontot.
Visszatérő ügyfél kérheti ugyanazt a tanácsadót?
Igen. Ha a munkatársat és a hozzá tartozó szolgáltatást beállítod, név szerint is kérhető hozzá időpont.
A konzultáció alatt érkező hívásokat is felveszi Anna?
Igen. Anna fogadja a bejövő hívást, és a megadott szolgáltatások és munkarend alapján egyezteti az időpontot.
Hogyan jelezzem, hogy egy nap képzésen vagyok?
Rögzítsd a távollétet az érintett napra. Ha az iroda is zárva van, a zárvatartást is add meg.
Telefonon is lemondható egy már lefoglalt konzultáció?
Igen. Az időpont azonosítása után, a beállított lemondási feltételeid szerint Anna a lemondást is kezeli.
Nézd meg, hogyan venné át Anna az időpont-egyeztetést
A demóban kipróbálhatod a telefonos foglalást. A működésnél és az áraknál további tudnivalókat, a gyakori kérdéseknél pedig részletes válaszokat találsz. Ha érdeklődsz, írd meg, milyen konzultációkat kínálsz, és mely napszakokban nehéz a bejövő hívásokat fogadnod.
A demó egy képzeletbeli körmös szalon időpontfoglalását mutatja. Hívószámonként napi 2 teszthívás, legfeljebb 2 perces beszélgetés próbálható ki. Nem emelt díjas szám; a saját díjcsomagod szerinti díj érvényes. Használj kitalált keresztnevet.